In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie E-Mails mit Excel validieren können. Am Ende des Beitrags finden Sie eine Excel-Beispieldatei, damit Sie die E-Mail-Validierung in Excel in Ihren Projekten einsetzen können. Excel ist die beliebteste Tabellenkalkulation der Welt. Jeden Tag nutzen Millionen von Menschen dieses Programm, um Berechnungen anzustellen, Daten zu organisieren, sie zu verwerten… E-Mails sind ein wichtiger Bestandteil der Datenverarbeitung, daher erleichtert die Überprüfung in Excel die Arbeit ungemein.
Warum wir unsere E-Mails validieren sollten
Die E-Mail-Validierung ist der Schlüssel zur Verbesserung der Zustellbarkeit von E-Mail-Marketingkampagnen. Die Verwendung einer validierten Mailingliste reduziert die Anzahl der fehlgeschlagenen Zustellungen, indem veraltete E-Mail-Adressen, die nicht mehr gültig sind oder zu Spam-Fallen geworden sind, aus der Liste entfernt werden.
Wie die Syntaxüberprüfung in Excel funktioniert
Die syntaktische Prüfung ist der erste Schritt bei der Validierung einer E-Mail-Adresse. Sie besteht darin, zu überprüfen, ob die E-Mail-Adresse gemäß den internationalen RFCs korrekt aufgebaut ist. Im Großen und Ganzen prüft die syntaktische Validierung, ob die E-Mail-Adresse ein Präfix vor dem @ hat, das alphanumerische Zeichen oder ! # $ $ % & ‘ * + – / = ? ^ _ ` . { | } ~ mit einer maximalen Länge von 64 Zeichen und dass die Domain nicht länger als 63 Zeichen ist.
Grenzen der syntaktischen Validierung von E-Mails
Die Syntaxprüfung von E-Mail-Adressen ist ein guter Anfang, um herauszufinden, ob eine E-Mail-Adresse gültig ist, aber sie prüft nur die Syntax, sagt uns aber nicht, ob die Domäne aktiv ist. Ob der Remote-Server E-Mails akzeptiert oder ob es sich um eine Spam-Falle handelt. Um eine Überprüfung einer E-Mail-Adresse durchzuführen, müssen wir einen professionellen E-Mail-Überprüfungsdienst wie verificaremails.com nutzen. Verify Emails ermöglicht es Ihnen, E-Mail-Adressen anhand von CSV- oder Excel-Dateien zu überprüfen, diese auf die Webplattform hochzuladen und den Überprüfungsprozess zu starten. Weitere Einzelheiten zu diesem Dienst finden Sie in dem Artikel Wie man eine E-Mail-Adresse anhand einer Datei verifiziert.
Wie Sie ein kostenloses Konto bei VerifyEmails erstellen, um E-Mails mit Excel zu validieren
Um den E-Mail-Verifizierungsdienst nutzen zu können, müssen Sie ein Konto bei verificaremails.com erstellen. Die Registrierung ist kostenlos und Sie können den Service 100 Mal kostenlos testen. Die Überprüfungen können über die Webanwendung erfolgen, indem Sie die Dateien hochladen oder die E-Mail-Überprüfungs-API in Echtzeit nutzen.
So erhalten Sie die Zugangsdaten für die E-Mail-Validierungs-API
Um E-Mails mit Excel validieren zu können, benötigen Sie die API-Zugangsdaten. Für jede E-Mail, die Sie in Ihrer Excel-Datei haben, rufen wir die API auf. Dabei übergeben wir die zu validierende E-Mail-Adresse zusammen mit dem API-Token.
Sobald Sie auf der E-Mail-Überprüfungsplattform validiert sind, müssen Sie zum Menüpunkt “API” scrollen. Wählen Sie “Neue API”, um die API zu erstellen. Geben Sie den API-Namen ein und wählen Sie “Erstellen”.
Unten sehen Sie den API-Bereich, die bisher getätigten Aufrufe und vor allem die Anmeldedaten unter dem Abschnitt “API-Schlüssel”. Sie haben Codebeispiele in verschiedenen Sprachen wie Python, Ruby, PHP oder C#.
Wie Sie einen E-Mail-Überprüfungsdienst verwenden, um E-Mails mit Excel zu validieren
Sie können Excel und die Datei“E-Mails in Excel verifizieren” verwenden, um die Excel-Überprüfung Ihrer E-Mails durchzuführen. Sobald Sie den API-Schlüssel erhalten haben, müssen Sie ihn in das Feld “Verify Emails API KEY” eingeben. Es ist wichtig, dass dieser Schlüssel korrekt ist und dass Sie über Credits auf Ihrer VerifyEmails-Plattform verfügen. Sie können das verfügbare Guthaben unten rechts auf dem Bildschirm sehen, wenn Sie sich angemeldet haben. Um die E-Mails zu überprüfen, müssen wir die zu überprüfenden E-Mail-Adressen in Spalte “A” der Excel-Datei kopieren. Spalte “B” führt eine syntaktische Überprüfung durch, während Spalte “C” die Überprüfung mit VerifyEmails durchführt. Um die syntaktische Überprüfung durchzuführen, müssen Sie die Schaltfläche “Kostenlose syntaktische Überprüfung” auswählen. Denken Sie daran, dass diese Prüfung kostenlos ist, aber nur überprüft, ob die E-Mails syntaktisch gut geformt sind. Um eine gründliche Überprüfung Ihrer E-Mails durchzuführen, müssen Sie “Professionelle E-Mail-Überprüfung – verificaremails.com” wählen.
Wir können zwischen den 2 Überprüfungsmethoden vergleichen. Die in Spalte “B” führt nur die syntaktische Überprüfung durch oder die in Spalte “C” unter Verwendung des Dienstes verifyingemails.com. Zur Interpretation der Ergebnisse fügen wir die folgende Tabelle der E-Mail-Überprüfung bei. Wir erinnern Sie daran, dass die einzigen sicheren Adressen die “OK”-Adressen sind.
| Status | Beschreibung |
|---|---|
| ok | Alles ist in Ordnung. Die Adresse ist korrekt und bereit für den Empfang von E-Mails. |
| Fehler | Der Server zeigt an, dass die Zustellung fehlgeschlagen ist, aber es gibt keine Informationen über die Mail. |
| smtp_error | SMTP hat vom Server als ungültig geantwortet oder der Zielserver hat einen internen Fehler gemeldet. |
| smtp_protocol | Der Zielserver hat die Verbindung zugelassen, aber das SMTP hat die Sitzung geschlossen, bevor die Mail verifiziert wurde. |
| unknown_email | Der Server hat geantwortet, dass die Zustellung der Nachricht fehlgeschlagen ist und dass die E-Mail-Adresse nicht existiert. |
| attempt_rejected | Die Zustellung ist fehlgeschlagen; der Grund ist ähnlich wie bei “rejected”. |
| relay_error | Die Zustellung ist wegen eines Relaisfehlers fehlgeschlagen. |
| antispam_system | Eine Art Anti-Spam-Filter blockiert den Verifizierungsprozess. |
| email_disabled | Das E-Mail-Konto ist gesperrt, deaktiviert oder eingeschränkt und kann keine E-Mails empfangen. |
| domain_error | Es gibt keinen Mailserver für diese Domäne. Es können keine Mails zugestellt werden |
| ok_für_alle | Der Mailserver antwortet, dass er jede mit der Domäne verbundene E-Mail-Adresse akzeptieren kann. |
| dead_server | Der Mailserver ist tot und es kann keine Verbindung hergestellt werden. |
| syntax_fehler | Es liegt ein Syntaxfehler in der Email-Adresse vor |
| unbekannt | Die Postzustellung ist fehlgeschlagen, aber es wurde kein Grund angegeben. |
| akzeptieren_alle | Der Server ist so konfiguriert, dass er alle Mails annimmt, die Domain nimmt alle zugehörigen Mails an. |
| Einweg | Der Mailserver ist so konfiguriert, dass er Mails nur für einen bestimmten Zeitraum annimmt. |
| spam_traps | Die Mailadresse wird von einem IPS verwaltet, das keine Mails auswählt oder öffnet. |
Das Präfix “t” bedeutet “temporär”, “p_” bedeutet “permanent”. Die Präfixe sind nützlich, da sie zusätzliche Informationen liefern: “p_email_disabled” – bedeutet, dass der Server antwortet, dass die E-Mail dauerhaft deaktiviert ist “t_attempt_rejected” kann vorkommen, wenn der Mailserver vorübergehend überlastet ist und Prüfungen ablehnt “p_error” – keine Informationen über die E-Mail, aber keine Möglichkeit, die E-Mail in Zukunft zuzustellen “terror” – keine Informationen über die Existenz der E-Mail, aber es besteht die Möglichkeit, dass sie aktiv ist.
Schlussfolgerungen für die Validierung von E-Mails mit Excel
Wenn Sie die Ergebnisse analysieren, werden Sie den Unterschied zwischen den 2 Methoden deutlich erkennen. Die syntaktische Validierung ermöglicht es uns zu wissen, ob eine E-Mail-Adresse wohlgeformt ist, aber wenn wir ein professionelles E-Mail-Verifizierungssystem benötigen und Spam-Fallen beseitigen wollen, müssen wir die API von verificaremails.com verwenden. Für diejenigen unter Ihnen, die ihre E-Mail-Adressen nicht in einen externen Dienst hochladen und unsere Webanwendung verwenden möchten, möchten wir darauf hinweisen, dass unser Service zur Validierung von E-Mails mit Excel GDPR-konform ist. Die Validierung von E-Mails mit Excel erfolgt in Echtzeit, so dass wir keine E-Mail-Adressen speichern. Sie können sich also darauf verlassen, dass Ihre Daten absolut vertraulich behandelt und nicht an einen externen Server übertragen werden.
