Il nuovo registro dei viaggiatori in Spagna ha trasformato la gestione degli alloggi turistici.
In qualità di proprietari o gestori, è fondamentale essere a conoscenza di questa normativa per evitare multe e rispettare la legge.
Il Ministero degli Interni, sotto la guida di Fernando Grande-Marlaska, ha implementato questo sistema per migliorare la sicurezza nel settore turistico.
In questo articolo esamineremo cos’è la registrazione dei passeggeri e la sua importanza per la nostra attività.
Analizzeremo le conseguenze del mancato rispetto di questo obbligo e come implementare correttamente il modulo di registrazione.
Inoltre, esamineremo i vantaggi della conformità, dal miglioramento della gestione dei dati alla prevenzione delle sanzioni.
Il nostro obiettivo è quello di fornirti le informazioni necessarie per navigare con successo in questo nuovo panorama normativo.
Per garantire l’accuratezza dei dati ed evitare sanzioni, i servizi di convalida di VerifyEmails possono aiutarti.
Questi servizi ti permettono di verificare l’autenticità delle e-mail fornite dagli ospiti, di convalidare i numeri di telefono, di verificare e correggere gli indirizzi postali, i nomi, i cognomi… riducendo gli errori e migliorando la qualità delle informazioni raccolte.

Qual è il nuovo registro dei viaggiatori in Spagna?

Il nuovo registro dei viaggiatori è un sistema del Ministero degli Interni per migliorare la verifica dell’identità e la sicurezza nel turismo.
Il registro fa parte delle misure di sicurezza pubblica adottate in Spagna e in altri paesi per proteggere i cittadini dalle minacce terroristiche e dai crimini delle organizzazioni criminali.

Cambiamenti normativi

Il Real Decreto 933/2021, pubblicato il 26 ottobre 2021, ha introdotto nuove regole per la registrazione degli ospiti delle strutture ricettive e degli autonoleggi in Spagna.
Questo regolamento amplia i dati da raccogliere, andando oltre le informazioni contenute nei documenti ufficiali come il DNI o il passaporto.
La nuova legge prevede che la registrazione dei viaggiatori sia completamente digitale, eliminando l’uso della carta.
Tutte le strutture ricettive in Spagna dovranno adottare un sistema digitale per registrare gli ospiti e inviare automaticamente i dati alle autorità.

Informazioni necessarie

In base alle nuove norme, è necessario raccogliere un maggior numero di dati dagli ospiti.
Questi includono nome e cognome, sesso, numero di carta d’identità, nazionalità, data di nascita, residenza abituale, numero di telefono, indirizzo e-mail e relazione tra viaggiatori minorenni.
Devono essere registrati anche i dettagli della prenotazione, come le date di check-in e check-out, le informazioni sull’alloggio e i dettagli del pagamento.
È fondamentale registrare tutti i viaggiatori, indipendentemente dall’età.

Tempi di attuazione

Sebbene il decreto sia entrato in vigore nel gennaio 2023, la sua attuazione obbligatoria è stata rinviata più volte.
Inizialmente prevista per giugno 2023, poi per ottobre 2024, la scadenza è ora il 2 dicembre 2024.
Questo ritardo è dovuto a motivi tecnici per facilitare l’interconnessione dei dati nelle comunità con forze di polizia autonome e per consentire al settore di adattarsi.

Conseguenze della non conformità

Per evitare sanzioni e garantire l’accuratezza dei dati, i servizi di convalida di VerifyEmails possono essere molto utili.
Questi servizi permettono di verificare l’autenticità delle e-mail fornite dagli ospiti, riducendo gli errori e migliorando la qualità delle informazioni raccolte.
Ad esempio, il servizio di convalida in tempo reale di VerifyEmails può essere integrato nel modulo di registrazione per verificare istantaneamente gli indirizzi e-mail.
Questo aiuta a prevenire errori di battitura e indirizzi falsi, garantendo la correttezza dei dati di contatto e riducendo il rischio di multe per informazioni errate.
Inoltre, il servizio di pulizia delle liste di VerifyEmails può essere utilizzato per controllare e aggiornare periodicamente il database degli ospiti, mantenendo le informazioni accurate e aggiornate.
In questo modo non solo si migliora la comunicazione con i clienti, ma si garantisce anche la conformità alle normative.
L’implementazione di questi servizi di convalida dimostra l’impegno verso l’accuratezza dei dati e la conformità alle normative, il che può essere vantaggioso in caso di ispezioni o verifiche.

Conseguenze dell’inosservanza della registrazione dei viaggiatori per gli alloggi turistici in Spagna

Il mancato rispetto della registrazione digitale dei viaggiatori in Spagna può avere gravi conseguenze per i proprietari e i gestori di alloggi turistici.
È fondamentale comprendere i rischi derivanti dal mancato rispetto di questa normativa per evitare problemi legali e finanziari.

Sanzioni finanziarie

Le multe sono la conseguenza più immediata del mancato rispetto della registrazione.
Le infrazioni sono classificate come minori e gravi e le sanzioni variano in base alla loro gravità.
Le infrazioni minori possono comportare multe tra i 100 e i 600€, mentre quelle gravi possono arrivare fino a 30.000€.
È importante notare che queste multe vengono applicate per ogni singola violazione, il che significa che la ripetuta non conformità può comportare sanzioni cumulative che potrebbero compromettere seriamente la redditività finanziaria dell’azienda.

Danno reputazionale

Oltre alle conseguenze economiche dirette, la non conformità può danneggiare la reputazione dell’azienda.
Le strutture ricettive non conformi possono essere percepite come inaffidabili dalle autorità e dai potenziali clienti.
Questa perdita di fiducia può tradursi in una diminuzione delle prenotazioni e quindi dei ricavi.
Nell’era digitale, dove le recensioni online sono fondamentali, la notizia di sanzioni per mancata conformità può diffondersi rapidamente, incidendo negativamente sull’immagine della struttura.

Possibili indagini fiscali

La mancata registrazione dei viaggiatori può far sorgere il sospetto di irregolarità fiscali.
Le autorità potrebbero avviare ulteriori indagini sulle attività dell’azienda, con conseguenti controlli fiscali e possibili sanzioni aggiuntive.
Per evitare queste conseguenze, i servizi di convalida di VerifyEmails possono essere di grande aiuto.
Ti permettono di verificare l’autenticità delle email degli ospiti, riducendo gli errori e migliorando la qualità delle informazioni raccolte.
La convalida in tempo reale e la pulizia periodica delle mailing list assicurano una conformità costante e dimostrano l’impegno per l’accuratezza dei dati.
Il mancato rispetto della registrazione dei viaggiatori può far scattare ulteriori indagini da parte delle autorità.
Queste possono includere verifiche dettagliate dell’attività della struttura e dei registri degli ospiti.
In caso di ripetute inadempienze, i proprietari possono incorrere in ispezioni fiscali più approfondite.
Queste indagini non solo possono comportare sanzioni aggiuntive, ma possono anche consumare tempo e risorse preziose per l’azienda.
Inoltre, potrebbero rivelare altre irregolarità che il proprietario non aveva considerato prima, con conseguenze ancora più gravi.
In questo contesto, i servizi di validazione di VerifyEmails possono essere di grande aiuto per evitare problemi.
Questi servizi permettono di verificare l’autenticità delle email degli ospiti in tempo reale, riducendo gli errori e migliorando la qualità delle informazioni raccolte.
Inoltre, offrono una pulizia periodica delle mailing list, garantendo una conformità costante.
In breve, rispettare la registrazione dei viaggiatori in Spagna non è solo un obbligo di legge, ma anche una misura fondamentale per proteggere l’integrità e la redditività dell’attività turistica.
I proprietari e i gestori dovrebbero considerare questa normativa come un’opportunità per migliorare le loro pratiche di gestione e garantire la sicurezza dei loro ospiti, evitando così le gravi conseguenze di una mancata conformità.

Come implementare correttamente la registrazione dei passeggeri

Una corretta implementazione della registrazione dei viaggiatori in Spagna è essenziale per evitare sanzioni e rispettare le normative vigenti.
In qualità di proprietari o gestori di strutture ricettive, dobbiamo assicurarci di seguire le procedure corrette e di utilizzare gli strumenti giusti.

Sistemi di gestione consigliati

Per facilitare il processo di check-in dei passeggeri, è consigliabile utilizzare sistemi di gestione automatizzati.
Questi sistemi ci permettono di snellire il processo di check-in e di garantire che tutti i dati richiesti vengano raccolti in conformità con la legge.
Alcune opzioni popolari includono:

1. Piattaforma SES.HOSPEDAJES: sviluppata dal Ministero degli Interni, questa piattaforma ci permette di comunicare i dati richiesti dal Real Decreto 933/2021 e di raccogliere in modo efficiente i Rapporti sui Passeggeri.
2. Applicazioni specializzate: strumenti come Chekin o Check-in Scan automatizzano la registrazione e l’invio dei dati alle autorità in pochi minuti, semplificando notevolmente il processo.
3. Software di gestione alberghiera: software come RoomRaccoon offrono integrazioni complete con la piattaforma della Guardia Civil, dell’Istituto Nazionale di Statistica e del Ministero degli Interni, facilitando la conformità normativa.

È fondamentale scegliere un sistema che si adatti alle nostre esigenze specifiche e che ci aiuti a rispettare tutti i requisiti di legge.
Inoltre, i servizi di validazione di VerificarEmails possono essere di grande aiuto per verificare l’autenticità delle email degli ospiti in tempo reale, riducendo gli errori e migliorando la qualità delle informazioni raccolte.

Formazione del personale

Per garantire una corretta registrazione dei viaggiatori, è fondamentale formare adeguatamente il nostro personale.
Dobbiamo assicurarci che il personale abbia familiarità con le nuove procedure e tecnologie.
Alcuni punti chiave della formazione sono:

• Conoscenza dettagliata del Decreto Reale 933/2021 e delle sue implicazioni.
• Gestione corretta dei sistemi di gestione scelti.
• Procedure di verifica dell’identità degli ospiti.
• Protocolli per la presentazione tempestiva dei dati alle autorità.
• Utilizzo di strumenti di validazione delle e-mail per migliorare l’accuratezza dei dati.

Protezione dei dati

Nell’implementare la registrazione dei viaggiatori, dobbiamo prestare particolare attenzione alla protezione dei dati personali dei nostri ospiti.
È fondamentale rispettare le norme sulla protezione dei dati e garantire la sicurezza delle informazioni raccolte.
Tra le misure importanti vi sono:

1. Usa sistemi sicuri per l’archiviazione dei dati.
2. Limita l’accesso alle informazioni solo al personale autorizzato.
3. Informare gli ospiti sull’utilizzo dei loro dati personali.
4. Eliminare le informazioni una volta trascorso il periodo di conservazione legale.
5. Implementa i servizi di convalida delle e-mail per evitare errori nella raccolta dei dati.

Ricorda che il mancato rispetto delle norme sulla protezione dei dati può comportare sanzioni aggiuntive rispetto a quelle già citate per la mancata registrazione dei viaggiatori.

I vantaggi della conformità ai nuovi regolamenti

La conformità al nuovo registro dei viaggiatori in Spagna non solo ci aiuta a evitare sanzioni, ma offre anche una serie di vantaggi significativi per la nostra attività ricettiva.
Diamo un’occhiata più da vicino a come questa normativa ci può avvantaggiare sotto diversi aspetti.

Maggiore sicurezza

L’implementazione del nuovo sistema di registrazione dei viaggiatori ha come obiettivo principale quello di migliorare la sicurezza nostra e dei nostri ospiti.
Digitalizzando completamente il processo di registrazione e inviando i dati alle autorità, contribuiamo a un controllo più rigoroso e in tempo reale di coloro che soggiornano presso la nostra struttura.
Questo sistema ci permette di rispettare le norme di pubblica sicurezza in vigore in Spagna e in altri Paesi.
Inoltre, facilita il controllo dell’immigrazione e la prevenzione del crimine grazie a un registro aggiornato degli ospiti. In situazioni di emergenza come disastri naturali o conflitti, le autorità possono contattare rapidamente i viaggiatori registrati per garantire il loro benessere.
Va notato che il Ministero degli Affari Esteri è molto severo sulla riservatezza di questi dati.
Solo un piccolo gruppo di diplomatici del Gruppo Consolare di Emergenza può accedere al registro, e solo in situazioni critiche.

Miglioramento della reputazione

Rispettando le nuove norme sulla registrazione dei viaggiatori in Spagna, dimostriamo il nostro impegno per la legalità e la sicurezza.
Questo può avere un impatto positivo sulla reputazione della nostra attività.
Gli ospiti apprezzano sempre di più la trasparenza e la conformità normativa delle strutture ricettive.
L’implementazione di chiare politiche sulla privacy e di solidi processi di gestione dei dati non è solo un obbligo legale, ma trasmette anche fiducia e professionalità ai nostri clienti.
Questo può portare a una migliore percezione della nostra struttura e, potenzialmente, a un aumento delle prenotazioni e delle raccomandazioni positive.

Ottimizzazione del processo

La digitalizzazione della registrazione dei passeggeri ci offre l’opportunità di modernizzare e ottimizzare i nostri processi interni.
Adottando un sistema digitale, possiamo rispettare le normative in modo automatico ed efficiente.
In questo modo non solo risparmiamo tempo, ma riduciamo anche il rischio di errori nella registrazione dei dati.
In questo contesto, i servizi di validazione di VerificarEmails possono essere di grande aiuto.
Questi strumenti ci permettono di verificare in tempo reale l’autenticità delle email fornite dagli ospiti, migliorando la qualità dei dati raccolti e riducendo il rischio di sanzioni per informazioni errate.
I servizi di verifica di VerifyEmails offrono funzioni come il rilevamento di domini falsi, l’identificazione di email temporanee e la convalida della sintassi, contribuendo a mantenere un database accurato e affidabile.
La digitalizzazione del processo di registrazione e la trasmissione dei dati alle autorità ci permette di concentrarci maggiormente sul servizio ai nostri clienti.
Questi sistemi sono spesso intuitivi e facili da usare, il che li rende facilmente adottabili anche da chi non ha familiarità con la tecnologia.
Un altro importante vantaggio è l’eliminazione della carta al check-in.
Questo non solo è più sostenibile, ma offre anche un’esperienza più comoda e continua ai nostri ospiti.
La digitalizzazione ci aiuta anche a rispettare le norme sulla protezione dei dati (GDPR), mettendo al sicuro le informazioni dei nostri ospiti e proteggendoci da eventuali sanzioni.
In questo contesto, i servizi di validazione di VerificarEmails sono uno strumento prezioso.
Questi servizi ci permettono di verificare in tempo reale l’autenticità delle e-mail fornite dagli ospiti, migliorando la qualità dei dati raccolti e riducendo il rischio di sanzioni per informazioni errate.
Le funzioni di verifica di VerifyEmails, come il rilevamento di domini falsi e di email temporanee, contribuiscono a mantenere un database accurato e affidabile.

Conclusione

La nuova registrazione dei viaggiatori in Spagna ha un impatto significativo sulla gestione delle strutture ricettive.
La sua applicazione non solo ci aiuta a evitare le multe, ma migliora anche la sicurezza, snellisce i processi e rafforza la nostra reputazione nel settore.
Adottando questa normativa, dimostriamo il nostro impegno verso la legalità e la tutela dei nostri ospiti, il che può tradursi in un aumento della fiducia e della fedeltà dei clienti.
Per garantire un’efficace conformità, è fondamentale tenersi aggiornati sulle ultime normative e utilizzare strumenti di gestione dei dati adeguati.
I servizi di convalida di VerifyEmails sono particolarmente utili per verificare i dati dei moduli ed evitare sanzioni; i servizi consentono di convalidare i numeri di telefono, verificare le e-mail, convalidare e correggere gli indirizzi postali o verificare nomi e cognomi…
In definitiva, l’adozione di questo nuovo sistema non è solo un obbligo di legge, ma anche un’opportunità per migliorare i nostri servizi e contribuire a un ambiente turistico più sicuro e affidabile in Spagna.

FAQs

1. Per quanto tempo devono essere conservati i registri dei viaggiatori nelle strutture ricettive in Spagna? Le strutture ricettive in Spagna hanno l’obbligo di conservare i registri dei viaggiatori per un minimo di tre anni dalla data dell’ultima registrazione nel documento.
2. Quali tipi di strutture sono obbligate a registrare l’identità dei loro ospiti in Spagna? Tutte le strutture ricettive, compresi hotel, ostelli, campeggi, ostelli e pensioni, devono registrare i documenti d’identità di tutte le persone di età superiore ai 14 anni che vi soggiornano.

Come si registrano gli ospiti presso la Polizia Nazionale? Per rispettare le norme di sicurezza, le strutture ricettive devono registrare gli ospiti presso la Polizia Nazionale entro 24 ore dal loro arrivo.
Questo processo si svolge in modo efficiente attraverso la piattaforma WebPol/E-HOTEL.
I servizi di VerificarEmails possono aiutare a convalidare i dati inseriti ed evitare sanzioni, verificando in tempo reale l’autenticità delle email fornite. Chi regolamenta le strutture alberghiere in Spagna? La Direzione Generale per le Imprese e le Attività Turistiche autorizza l’apertura di strutture alberghiere in Spagna, classificandole in gruppi, categorie e modalità a seconda dei casi.