A validação de dados é crucial para seus negócios. A Samsung Securities aprendeu isso da maneira mais difícil, quando um erro lhe custou US$ 300 milhões em 2018. Os números são claros: 27% dos leads comerciais contêm informações incorretas que afetam diretamente seus resultados.

Por que validar seus dados?

Além de evitar erros dispendiosos, a validação de dados melhora significativamente os resultados de seus negócios. De fato, mais de 3.500 empresas já usam métodos de verificação para garantir a precisão de seus dados. O resultado: um aumento de 18% em novos leads, eliminando erros durante o recrutamento. As previsões são convincentes. O crescimento previsto de 287% na receita de marketing por e-mail entre 2024 e 2032 confirma que a precisão dos dados não é uma opção – é uma necessidade para o sucesso de seus negócios. Neste guia, você aprenderá passo a passo como implementar um sistema eficaz de validação de dados. Mostraremos tudo, desde o básico até as práticas recomendadas de que você precisa para manter a qualidade e a precisão das informações da sua empresa.

O que é validação de dados e por que ela é importante?

A validação de dados permite que você garanta que os dados da sua empresa sejam precisos, completos e úteis antes de processá-los [12]. Te mostraremos cómo este proceso utiliza rutinas específicas para verificar la corrección y seguridad de los datos que ingresas en tus sistemas. ¿Sabías que las empresas pierden en promedio 12,9 millones de dólares anuales por mala calidad de datos? [2] Cuando tus bases de datos contienen información incorrecta, puedes perder oportunidades valiosas o tomar decisiones desfavorables para tu negocio [2]. Aprenderás por qué la validación es fundamental a través de estos aspectos clave:

• Precisão e confiabilidade dos dados
• Conformidade regulatória e segurança
• Otimização de processos de negócios
• Melhoria na tomada de decisões

Lembre-se de que a validação de dados não é opcional no ambiente de negócios atual. De fato, a implementação de processos eficazes pode reduzir o trabalho manual na verificação de dados em até 90% [3].

Quais são os riscos de não validar os dados?

A não validação de seus dados pode ter consequências graves. As multas podem chegar a 4% do faturamento ou 20 milhões de euros [4]. Além disso, perder a confiança de seus clientes pode prejudicar permanentemente a reputação de sua empresa [4]. Os problemas mais graves que você deve evitar:

1. Filtragem de dados confidenciais de clientes
2. Erros em coleções que alteram bancos de dados
3. Incapacidade de identificar atividades fraudulentas
4. Perda de oportunidades de negócios [5].

A validação afeta diretamente suas campanhas de marketing e a satisfação do cliente. As empresas que implementam esses processos melhoram significativamente a fidelidade do cliente e sua reputação no mercado [6].

Tipos de validação de dados fundamentais

Você sabia que existem três tipos fundamentais de validação de dados? Você aprenderá como esses métodos trabalham juntos para proteger a qualidade das informações comerciais.

Validação de formato e estrutura

A validação de formato é como um goleiro que verifica os passes antes de entrar no clube – é a sua primeira linha de defesa contra erros. Esse processo verifica se seus dados seguem padrões específicos [7]. Por exemplo, quando você insere datas, o sistema garante que elas sigam formatos como “AAAA-MM-DD” ou “DD-MM-AAAA” [7]. Aqui estão os principais elementos:

• Verificação de tipos de dados específicos
• Controle de comprimento de campo
• Validação de formatos predefinidos
• Verificação de caracteres permitidos

Validação de conteúdo e lógica

De que adianta você ter o formato certo se o conteúdo não faz sentido? A validação de conteúdo vai além, garantindo que seus dados sejam consistentes e precisos no contexto de seus negócios [8]. O sistema verifica automaticamente:

1. Faixas de valores aceitáveis
2. Coerência entre campos relacionados
3. Precisão das informações
4. Conformidade com as regras comerciais

Por exemplo, se você lidar com dados geográficos, o sistema verificará se a longitude está entre -180 e 90 graus, rejeitando qualquer valor fora desse intervalo [7].

Validação da integridade e da consistência

Lembre-se de que a validação de integridade mantém a precisão dos dados durante todo o ciclo de vida [9]. Esse nível é especialmente importante quando você lida com grandes volumes de informações. [10] A integridade é mantida por meio de cinco tipos fundamentais de verificações:

• Integridade da identidade: elimine duplicatas
• Integridade física: protege contra a corrupção
• Integridade referencial: mantém relacionamentos entre tabelas
• Integridade do domínio: verifique campos específicos
• Integridade definida pelo usuário: permite regras personalizadas

De fato, essas verificações evitam duplicatas em campos críticos, como endereços de e-mail [7]. A implementação correta dessas verificações garante a qualidade de seus bancos de dados e melhora suas decisões comerciais.

Processo de validação passo a passo

Mostraremos a você como implementar um sistema eficaz de validação de dados. Você aprenderá a estabelecer uma estratégia clara para garantir a qualidade das informações da sua empresa do início ao fim.

Preparação e planejamento

A fase de preparação começa com a documentação clara dos requisitos do usuário para definir a finalidade e as funções do seu sistema. [11]. Te recomendamos considerar estos elementos fundamentales:

• Documentação técnica e manuais necessários
• Procedimentos para o uso correto
• Protocolos de validação específicos
• Critérios de aceitação definidos
• Recursos tecnológicos necessários

Implementação de controles

Após a conclusão do planejamento, passaremos à implementação dos controles de validação. [11] [11] Você deve estabelecer três tipos de medidas: Etapa 1: Implementar controles de tecnologia com base no projeto dos seus sistemas Etapa 2: Estabelecer controles operacionais para gerenciar processos Etapa 3: Definir controles organizacionais com foco nas responsabilidades do pessoal Lembre-se de que é fundamental documentar e validar todas as alterações de configuração antes de implementá-las. Mantenha os sistemas validados sob rígido controle de alterações.

Verificação e ajustes

Como você sabe se seus dados atendem aos requisitos? Durante esse estágio, você deve realizar esses testes abrangentes:

Verificações básicas:

• Verificação do tipo de dados
• Validação de formatos
• Controle de faixas aceitáveis
• Verificação de exclusividade

Ajustes contínuos: Não se esqueça de que o processo de validação muda com o tempo devido a atualizações, exclusões ou modificações [7]. Portanto, recomendamos que você configure um sistema de monitoramento contínuo. A automação dos serviços de verificação é sua melhor aliada nessa fase. [12] Ela permite que você execute validações de acordo com regras predefinidas sempre que inserir novos dados. De fato, essa abordagem não apenas economiza tempo, mas também reduz significativamente os erros humanos.

Ferramentas e técnicas de validação

Mostraremos a você as ferramentas e técnicas fundamentais para garantir a precisão dos dados da sua empresa. Você conhecerá as diferentes opções disponíveis para implementar um sistema de validação eficaz.

Excel e planilhas

Você sabia que o Excel oferece funções de validação incorporadas? Elas permitem que você configure controles básicos, mas eficazes. Recomendamos que você implemente essas verificações:

1. Validação de formato e tipo de dados
2. Listas suspensas para opções predefinidas
3. Faixas numéricas específicas
4. Verificações do comprimento do texto
5. Mensagens de erro personalizadas

[13]Não se esqueça de que as planilhas também permitem que você crie regras personalizadas usando fórmulas, adaptando a validação às suas necessidades específicas.

Sistemas automatizados

A automação representa um avanço significativo no gerenciamento de informações corporativas. [14] De fato, os sistemas automatizados podem reduzir significativamente o tempo gasto em tarefas de validação manual.

Quais são os benefícios que você recebe?

• Redução de erros humanos
• Aumento da velocidade de processamento
• Consistência na aplicação das regras
• Escalabilidade para grandes volumes de dados

[12]Lembre-se de que esses sistemas podem processar e validar dados em tempo real, permitindo que você identifique e corrija problemas imediatamente. Esse recurso é especialmente útil quando você lida com grandes quantidades de informações.

Integração com bancos de dados

Por que integrar com bancos de dados? Esse processo amplia significativamente seus recursos:

• Verificação em tempo real em relação às fontes principais
• Validação cruzada entre sistemas
• Manutenção da integridade referencial
• Atualização automática de dados relacionados

[15]Por exemplo, ao integrar seus sistemas de validação com bancos de dados, você pode automatizar a verificação e manter a consistência em vários pontos. Etapa 1: Identificar as fontes de dados a serem validadas Etapa 2: Configurar regras de validação específicas Etapa 3: Configurar os sistemas para validação automática Etapa 4: Configurar os sistemas para validação automática Etapa 5: Configurar os sistemas para validação automática Etapa 6: Configurar os sistemas para validação automática Etapa 7: Configurar os sistemas para validação automática

[16]

As ferramentas modernas oferecem esses recursos avançados:

• Perfil de dados
• Limpeza automática de dados
• Transformação de dados
• Monitoramento contínuo
• Geração de relatórios de qualidade [12]

Práticas recomendadas para validação

Você sabia que as práticas recomendadas de validação de dados podem reduzir o trabalho de verificação manual em até 90%? [1] Mostraremos a você como manter a qualidade de suas informações comerciais de forma eficaz.

Estabelecer protocolos claros

A qualidade de seus dados depende de uma estrutura sólida de protocolos. Recomendamos que você implemente esses elementos fundamentais:

• Definição padronizada de qualidade de dados
• Atribuição clara de funções e responsabilidades
• Processos de monitoramento sistemático
• Critérios específicos de validação
• Procedimentos de correção de erros

As empresas que implementam protocolos claros melhoram significativamente a precisão de seus dados [1]. Lembre-se de que esses protocolos precisam de atualizações regulares, pois os dados mudam com o tempo [1].

Documentação e monitoramento

A documentação é sua aliada na manutenção da consistência. Você precisa estabelecer um sistema que inclua:

1. Registro detalhado das validações realizadas
2. Documentação de alterações e atualizações
3. Monitoramento de incidentes e resoluções
4. Relatórios periódicos de qualidade
5. Registro de ações corretivas

[17]Você não só terá uma referência clara, como a documentação o ajudará a identificar padrões e evitar erros futuros. Na verdade, o monitoramento contínuo permite que você detecte problemas no início do processo [1].

Treinamento da equipe

Sua equipe é a chave para uma validação de dados bem-sucedida. No ambiente de trabalho atual, cada pessoa interage com os dados diariamente [1]. Portanto, você precisa se concentrar em:

Principais aspectos do treinamento:

• Compreensão dos protocolos de validação
• Manuseio correto das ferramentas
• Identificação de erros comuns
• Procedimentos de correção
• Práticas de segurança

O treinamento deve evoluir com sua organização. As empresas que investem em treinamento reduzem significativamente seus erros de dados [1]. Quando sua equipe entende e analisa os dados corretamente, ela pode trabalhar com mais eficiência [1]. Lembre-se de que a validação não é responsabilidade apenas da equipe técnica. [18] Todos os membros devem entender sua função na manutenção da qualidade dos dados. Uma abordagem proativa ajudará suas equipes a minimizar os erros e a manter altos padrões de qualidade [1].

Estudos de caso e exemplos

Mostraremos a você o impacto real da validação de dados por meio de estudos de caso em diferentes setores. Você aprenderá como implementar essas estratégias em sua organização com exemplos concretos.

Validação de comércio eletrônico

Você sabia que o comércio eletrônico espanhol alcançou um faturamento de 24.185 milhões de euros? [19]? [19] De fato, estamos quatro pontos acima da média da UE para compras on-line. A validação de dados é crucial para você:

• Verificar endereços de remessa
• Validar informações de pagamento
• Autenticar dados do cliente
• Prevenção de fraudes em transações

Por exemplo, o serviço de validação de endereço postal melhora significativamente a eficiência operacional de sua empresa. [20] Esse processo reduz os custos de pacotes não entregues e devoluções, aumentando a satisfação do cliente.

Validação em serviços financeiros

O setor financeiro enfrenta desafios únicos. [21] Os ataques cibernéticos ao setor bancário aumentarão em 53% entre 2022 e 2023. [21] Lembre-se de que 90% dos dados úteis de clientes bancários são provenientes de pagamentos. Quais validações as instituições financeiras implementam?

1. Verificação da identidade do cliente
2. Prevenção de fraudes
3. Conformidade regulatória
4. Manter a integridade dos dados

A evolução é notável. [22] Os bancos usam sistemas automatizados que detectam e evitam erros em tempo real, reduzindo significativamente as perdas por fraude.

Lições aprendidas

Os estudos de caso nos proporcionaram lições valiosas. [23] A documentação eficaz impulsiona a melhoria contínua e promove uma cultura orientada por dados.

O que você aprendeu?

• A validação deve ser contínua
• A automação reduz o erro humano
• O treinamento da equipe é fundamental
• A documentação detalhada facilita os aprimoramentos

O caso da Samsung Securities nos ensinou uma lição cara de US$ 300 milhões [7]: implementar protocolos de validação automática antes de executar transações significativas. As empresas com sistemas de validação robustos foram bem-sucedidas:

1. Reduzir erros de processamento
2. Melhorar a satisfação do cliente
3. Reduzir os custos operacionais
4. Aumentar a eficiência geral

[24]Não espere até o final do projeto para documentar as lições aprendidas – faça isso durante o processo. Mantenha um registro contínuo das experiências e ajuste seus processos conforme necessário. [23] As organizações que documentam sistematicamente suas experiências otimizam os processos e evitam a repetição de erros comuns. Na verdade, elas desenvolvem estruturas mais eficazes para a manutenção de registros.

Conclusão

Você já viu o poder da verificação de registros? Estudos de caso comprovam isso: as empresas que implementam sistemas de validação robustos reduzem erros dispendiosos e melhoram significativamente a qualidade de suas informações. Mostramos a você os três pilares fundamentais para o sucesso:

1. Estabelecer protocolos claros
2. Manter a documentação adequada
3. Equipe de treinamento

De fato, as organizações que seguem essas práticas experimentam uma redução notável nos erros operacionais e um aumento na eficiência geral. A automação e as ferramentas especializadas, como o serviço de verificação de e-mail, facilitam a implementação desses processos. Além de manter a qualidade dos seus dados, você também estará em conformidade com as normas e protegerá as informações confidenciais da sua empresa. Lembre-se de que temos mais soluções de validação disponíveis, como a API de detecção de gênero ou o serviço de validação de número de telefone. Lembre-se de que seu sucesso no gerenciamento de dados depende da implementação consistente dessas práticas. Não espere mais – comece hoje mesmo a transformar seus dados em um ativo comercial confiável e valioso.

Perguntas frequentes

Q1: Quais são as etapas básicas para implementar a validação de dados em uma empresa? As etapas básicas incluem o estabelecimento de protocolos claros, a implementação de controles tecnológicos e operacionais, a realização de verificações contínuas e o treinamento da equipe. É essencial documentar todo o processo e usar ferramentas automatizadas para aumentar a eficiência.

P2: Que tipos de validações são essenciais para garantir a qualidade das informações? Os tipos essenciais são validação de formato e estrutura, validação de conteúdo e lógica, e validação de integridade e consistência. Esses processos garantem que os dados sejam precisos, consistentes e estejam em conformidade com os requisitos comerciais específicos.

P3: Como a automação pode melhorar o processo de confirmação de dados? A automação reduz significativamente os erros humanos, aumenta a velocidade de processamento, garante a consistência na aplicação de regras e permite o manuseio de grandes volumes de dados. Ela também facilita a detecção e a correção de problemas em tempo real.

Q4 Que benefícios concretos uma empresa pode obter com a implementação de um sistema robusto de verificação de dados? Os benefícios incluem uma redução de até 90% no trabalho de verificação manual, redução de erros dispendiosos, melhoria na tomada de decisões, aumento da satisfação do cliente e conformidade regulamentar mais eficaz. Há também uma melhoria geral na eficiência operacional.

Q5: Como a verificação de dados afeta diferentes setores de negócios? No comércio eletrônico, a validação melhora a precisão das remessas e evita fraudes. No setor financeiro, ela é fundamental para verificar a identidade do cliente e garantir a conformidade regulamentar. Em geral, a revisão de registros ajuda todos os setores a manter a integridade de suas informações e a otimizar suas operações.

Referências

[1] – https://es.wikipedia.org/wiki/Validación_de_datos [2] –https://www.lucanet.com/es-es/blog/software-y-tecnologia/guia-calidad-de-datos-para-control-de-empresas-24-04-2024/ [3] –https://merlindataquality.com/blog/10-razones-para-validar-la-base-de-datos-de-tu-empresa/ https://merlindataquality.com/blog/10-razones-para-validar-la-base-de-datos-de-tu-empresa/ [4] –https://www.general-risk.com/blog/que-ocurre-si-empresa-vulnera-proteccion-datos-clientes/ [5] –https://www.tusdatos.co/blog/importancia-de-la-validacion-de-datos-en-el-comercio-electronico [6] –https://verifik.co/por-que-debes-priorizar-la-validacion-de-datos-e-identidades-en-tu-empresa/ [7] –https://www.astera.com/es/knowledge-center/what-is-data-validation/ [8] –
https://www.questionpro.com/blog/es/validacion-de-datos/ [9] – VOCÊ PODE USAR O SITE PARA OBTER MAIS INFORMAÇÕES. https://blog.powerdata.es/el-valor-de-la-gestion-de-datos/bid/338574/en-busca-de-la-integridad-de-los-datos
[10] – https://www.ibm.com/es-es/topics/data-integrity
[11] – https://www.enac.es/documents/7020/c53724a1-ddd7-45cb-b542-4c01ece63ad3?version=1.0
[12] – https://www.astera.com/es/type/blog/data-validation-tools/
[13] – https://support.microsoft.com/es-es/office/aplicar-la-validación-de-datos-a-celdas-29fecbcc-d1b9-42c1-9d76-eff3ce5f7249
[14] – https://fastercapital.com/es/tema/automatización-de-procesos-de-validación-de-datos.html
[15] – https://www.ibm.com/es-es/topics/data-integration
[16] – https://www.astera.com/es/type/blog/database-integration/
[17] – https://dataladder.com/es/8-mejores-practicas-para-garantizar-la-calidad-de-los-datos-en-la-empresa/
[18] – https://fastercapital.com/es/tema/cómo-optimizar-su-proceso-de-validación-de-datos-y-evitar-errores-y-errores-comunes.html
[19] – https://wavebi.com.es/noticias/buenas-practicas-datos-empresariales/
[20] – https://www.aepd.es/guias/guia-compra-segura-digital-web.pdf
[21] – https://blog.getbyrd.com/es/operaciones-de-comercio-electronico-con-validacion-de-direcciones
[22] – https://react.es/noticias/normativa-de-validacion-de-datos-en-el-sector-financiero/
[23] – https://www.astera.com/es/type/blog/data-governance-in-financial-services/
[24] – https://datacalculus.com/es/centro-de-conocimiento/inteligencia-de-negocios/mejora-continua/ecciones-aprendidas-documentacion
[25] – https://pmi-mad.org/socios/articulos/1482-metodo-para-la-elaboracion-de-lecciones-aprendidas